Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Кассовая книга является регистром учета

Синтетический учет кассовых операций

Поступление и выдачу денег учитываются в кассовой книге (тип ф №. КО-4), записи в которой делает кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документом, который его заменяет наприк. Инке каждого рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию отрывной листок кассовой книги с копиями записей за день и добавлен ими приходным и расходным кассовым документам, как отчет кассира, под расписку в кассовой книге. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена с ургучною печатью. На последней странице кассовой книги необходимо указать количество пронумерованных страниц, которая заверяется подписями руководителя хозяйства и главного бухгалтера хозяйстварства.

Обособленные подразделения, имеющие кассы и осуществляют расчеты наличностью, проводят при этом кассовые операции по выдаче (приему) наличных на любые нужды с оформлением расходных (приходных) касс вых ордеров или применяют. РРО (РК) при расчетах с потребителями, самостоятельно сдают наличную выручку в кассу учреждения банка (инкассаторам банка), должны также вести кассовые книги, издаваемые и оформляются предприятием — юридическим лицом, в состав которой они входят.

Предприятия, при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов, могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из частей листа кассовой книги ("Вкладной лист кассовой книги"и"Отчет кассира"), которые по форме и содержанию ю ют воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной формиги в паперовій формі.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец пред щего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала рокку.

В случае распечатывания"Вкладного листа кассовой книги"в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания конце года — их общее количество за ресть за рік.

После распечатки"Вкладного листа кассовой книги"и"Отчет кассира"кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать"Отчет кассира"вместе с соответствующими к кассовыми документами в бухгалтерию по собственноручной подписью в"Вкладной лист кассовой книгиuot;Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладной лист кассовой книги"в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности)"Вкладной лист кассовой книги"формируется в пидшы ивкы в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лицаства (юридичної особи).

По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в соответствии с законодательством Украины

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем

При наличии у предприятия нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных за собственноручной подписью в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о получении аванса и наличности, принятых (изданных) по соответствующим кассовым документам, и сдать остаток наличности и кассовые документы по проведет енимы операциям старшему кассиру за собственноручной подписью в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Об авансах, полученных для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в установленный срок с учетом дня их получения. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать старшему кассиру остатки наличности, не выдана по расходным ведомостям наличность сдается старшему кассиру за собственноручной подписью в книге учета принятых и выданных кассиром денег с ука значениям суум.

При наличии у предприятия только одного кассира учет принятой и выданной наличности ведет этот кассир

Форму кассовой книги и отчета кассира приведен на с 86

Основные моменты ↑

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4.

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС.

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка.

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета.

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Кассовая книга ИП

С 1 июня 2014 года предприниматели получили возможность работать с наличностью в упрощенном порядке. Этот порядок предусмотрен Указаниями № 3210-У. Согласно его положениям предприниматели могут не использовать кассовые ордера и книгу, если осуществляют налоговый учет физических показателей, расходов и доходов от своей деятельности.

Нет, не обязан, если такой предприниматель осуществляет учет физических показателей. Именно по этим показателям, которые различны для разных видов деятельности на ЕНВД, осуществляется расчет вмененного дохода и налога за соответствующий период. Чтобы не вести кассовую книгу, предпринимателю достаточно осуществлять учет этих показателей.

Нужно ли вести?

Кассовая книга, как известно, является важнейшим учетным регистром наличных транзакций предприятия и ИП. Её регулярное ведение позволяет фиксировать и отслеживать движение наличности в рамках кассы хозяйствующего субъекта.

Этот регистр ежедневно заполняется по сведениям ордеров РКО/ПКО – основных кассовых документов, оформляющих, соответственно, расходование/поступление наличных денег в организации или у ИП.

О применении кассовой книги у ИП на различных режимах читайте здесь.

Каждый день по итогам заполнения кассовой книги выводится реальный остаток наличности. Если размер этого остатка превышает величину максимального ограничения, установленного хозяйствующим субъектом для суммы наличных на конец дня, сверхлимитные средства передаются (инкассируются) в обслуживающий банк и зачисляются на расчетный счет.

Касса и ККТ – это не синонимы. Кассой хозяйствующего субъекта принято считать систему учета его приходных/расходных операций, совершаемых с применением наличности.

ККТ – это аппарат, позволяющий фиксировать факты поступления наличной выручки от покупателей (клиентов) и подтверждать их распечаткой кассовых чеков.

Таким образом, ККТ является частью системы учета наличных операций хозяйствующего субъекта, обозначаемой понятием «касса».

Наличная выручка, зафиксированная аппаратом ККТ, ежедневно приходуется в кассу хозяйствующего субъекта оформлением единого ордера ПКО, о чем также делается запись в кассовую книгу.

Ведение книги является обязательным требованием только для юр. лиц – хозяйствующих организаций.

Субъекты ИП, приходующие и расходующие наличные деньги, освобождаются от обязанности ведения и заполнения книги.

Субъекты ИП, как известно, вправе не устанавливать для себя кассовый лимит.

Юридические лица, правомерно отнесенные к малым предприятиям, вправе не устанавливать для себя ограничение по максимальной сумме остатка кассы, но обязаны регулярно заполнять книгу.

Что касается недавних поправок к 54-ФЗ, связанных с внедрением онлайн-касс, то они, как уже говорилось ранее, позволили хозяйствующему субъекту, применяющему аппарат онлайн-кассы, отказаться от обязательного ведения и составления ряда бумаг и регистров.

Так, использование онлайн-кассы позволяет субъекту наличных транзакций не заполнять 9 (девять) документов.

Однако составление кассовых ордеров, документально оформляющих расходование и поступление наличности, и заполнение кассовой книги по-прежнему остаются обязательными требованиями кассовой дисциплины, порядок ведения которой устанавливается отдельным регламентом ЦБ РФ. Получается, что внедрение онлайн-кассы не отменяет кассовую книгу.

Читайте также: Нужно ли вести журнал кассира операциониста при онлайн кассе?

Правила ведения

Порядок заполнения книги хозяйствующим субъектом, совершающим наличные операции, регламентируется вышеупомянутым Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Применение онлайн-кассы принципиально не влияет на специфику ведения, по-прежнему осуществляемого по таким правилам:

  • Возможность ведения в бумажном или электронном формате. Электронный формат, однако, подразумевает распечатку, подшивку и заверение подписью соответствующего документа.
  • Заполнение книги базируется на сведениях кассовых ордеров, фиксирующих расходование и поступление наличных денежных средств.
  • Остаток наличности, рассчитанный по данным книги к завершению операционного дня, перед надлежащим заверением сравнивается с фактической суммой денег в кассе. При этом обязательно учитывается реальная сумма средств в ККТ.

Как уже упоминалось выше, наличные деньги, зафиксированные и учтенные аппаратом онлайн-кассы за операционный день, приходуются в хозяйственную кассу организации путем оформления единого ордера ПКО.

Сумма такого ПКО, перенесенная в книгу, должна подтверждаться сведениями отчета о завершении кассовой смены, сформированного аппаратом онлайн-кассы.

Как исправлять ошибки в кассовой книге?

Как заполнять?

Организация или ИП имеют право самостоятельно выбрать подходящую форму для ведения.

Он может предпочесть официально утвержденный стандарт КО-4, часто используемый для заполнения этого регистра.

Как вариант, субъект кассовых транзакций вправе разработать и применять собственную форму данного регистра, что также должно быть зафиксировано его учетной политикой.

Так или иначе, регистр кассовой книги должен содержать следующие сведения:

  • наименование применяемой формы (к примеру, КО-4);
  • название хозяйствующего субъекта;
  • название структурного подразделения (департамента) хозяйствующего субъекта;
  • используемые коды отображения необходимой информации;
  • количество пронумерованных страниц регистра;
  • подписи главбуха/директора;
  • дата заполнения.

Книга ведется как в бумажном виде, так и в электронном формате.

Электронная форма заверяется специальной электронной подписью, заранее оформленной на ответственного сотрудника.

Бумажный регистр прошивается и нумеруется. Регистр КК заполняется ежедневно, но именно в те дни, когда было поступление/расходование наличности.

Заполняется КК ответственным сотрудником (кассиром) по имеющимся сведениям РКО/ПКО. Когда кассовая смена завершается, регистр КК направляется главбуху/директору для заверения.

Подробный порядок заполнения кассовой книги.

Скачать бланк и образец

Скачать форму КО-4 – word, excel.

Скачать заполненный образец – скачать.

Кассовая книга при онлайн-кассе

Кассовая книга – это важный документ бухучета предприятия/ИП, предназначенный для отражения и контроля операций по наличным расчетам в компании. Бланк отчета по форме КО-4 утвержден Постановлением № 88 от 18.08.98 г. В соответствии с действующими требованиями Порядка ведения кассовых операций, регулируемых Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г., все юридические лица/ИП обязаны фиксировать поступающую наличность в кассовой книге. В виде исключения разрешается не вносить средства по агентским и субагентским взаимоотношениям.

Z-отчет онлайн-касса

Кассовая книга является обязательным регистром учета и заполняется в соответствии с текущими приходно-расходными операциями за операционный день. Допускается не составлять форму при отсутствии движений наличности по кассе. В связи с введением поправок в Закон № 54-ФЗ, нужно ли вести кассовую книгу при онлайн-кассе?

Новое оборудование с ФН оснащено усовершенствованным объемом памяти, способно ежедневно передавать данные по поступающей выручке в контрольные органы (с помощью ОФД) и подключено к онлайн-режиму в сети интернет. Возможно, чиновники учли все эти моменты и упростили кассовый документооборот для тех розничных торговцев, которые оперативно установили в своих магазинах «умные» ККТ? Безусловно, некоторые послабления в части первичной документации уже действуют. Этому посвящены разъяснения Минфина и ФНС в Письмах №№ 03-01-15/54413 от 16.09.16 г., ЕД-4-20/[email protected] от 26.09.16 г., 03-01-15/19821 от 04.04.2017 г.

О чем идет речь? Прежде всего, о необходимости применения первичной документации по Постановлению № 132 от 25.12.98 г. Это всем знакомые формы – от КМ-1 до КМ-9, включая журнал кассира КМ-4, справку кассира КМ-6, акты и т.д. До вступления в силу Закона № 290-ФЗ составление подобных форм было обязательным для всех субъектов, работающих с ККТ. С появлением инновационной техники использование указанных бланков более не является обязанностью, а носит добровольный характер. Преимущество онлайн-касс заключается в автоматизации учета, в связи с чем минимизируется первичный документооборот магазина.

Однако кассовая книга не относится к первичным бланкам бухучета, а является обязательным унифицированным регистром, форма которого принимается на федеральном уровне и не подлежит самостоятельному утверждению предприятиями/ИП. Вести кассовую книгу обязаны все компании вне зависимости от рабочего налогового режима. Некоторые послабления предусмотрены для СМП и ИП, но относятся эти нормы не к составлению кассовой книги, а к другим моментам, к примеру утверждению лимитов кассы.