Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Правила оформления документов в делопроизводстве гост

Классификация документов в делопроизводстве

Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:

  • Личные. Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.
  • Официальная документация. Внутренние распоряжения на предприятии, акты локального характера, запросы и контактные файлы для других субъектов.

Бумаги официального характера подразделяются на:

  • Личностные, те, которые закрепляют официальную информацию о частном лице, подтверждают тот или иной юридический факт. Например, к таким относятся паспорт, свидетельство о рождении, браке и так далее.
  • Управленческие. Здесь речь идет об оформленных решениях руководства относительно действий персонала, новых прав и обязанностей, распорядка дня и прочее. Также сюда относятся запросы и акты взаимодействия с органами, инстанциями, частными лицами.

В зависимости от способа создаn ния выделяют:

  • Рукописные. Иногда оформить информацию достаточно в простой письменной форме. Правила относительно содержания и оформления остаются.
  • Созданные через текстовый редактор. Исходный файл здесь остается электронным, но с помощью специальной техники превращается в печатный. В редакторе уже созданы все основные условия для написания документа. Есть размер шрифта для документов по ГОСТу, нужный размер отступа, поля и прочее.
  • Фотодокумент. Исходный файл – фотография или ее фрагмент.
  • Видеодокумент. Создается с использованием видеосъёмки.
  • Электронный. Создан или переформатирован в нужное разрешение. Может передаваться или изучаться посредством компьютерной техники.

Существуют и другие виды документов, которые либо устарели (машинописный документ), либо используются крайне редко (кинодокумент).

В зависимости от направленности послания:

  • внутренние акты или распоряжения, которые затрагивают отношения между участниками организации;
  • внешние акты, направленные из компании или в компанию.

Оперативно-распорядительная документация создана для того, чтобы в закрепленном формате отображать права и обязанности всех участников процессов внутри организации. Среди ОРД выделяют приказы (акты руководствующего звена), распоряжения (относительно действий внутреннего характера), инструкции (на случай возникновения того или иного процесса), постановления (исполнительная процедура).

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.